Für Unternehmen mit zahlreichen Standorten stellt die Prüfung und Bearbeitung von Energierechnungen nicht nur einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand dar, sondern eröffnet gleichzeitig auch eine großartige Möglichkeit. Diese Möglichkeit besteht im Aufbau einer umfassenden Energiedatenbank für den Vergleich der verschiedenen Standorte, die Verfolgung der Auswirkungen von Investitionsprojekten und die Überwachung der CO₂-Emissionen. Viel zu häufig wird diese einzigartige Möglichkeit nicht genutzt, da sich Überprüfung und Bearbeitung von Energierechnungen meist auf die Bezahlung (zusammen mit allen anderen Lieferantenrechnungen) durch die Buchhaltung beschränken.
Unternehmen, die diese Möglichkeit voll ausschöpfen möchten, bietet NUS Consulting die externe Prüfung und Bearbeitung von Energierechnungen an. Im Rahmen dieser Dienstleistung erhalten Sie Zugang zu unserem hochmodernen Online-Energiedatenverwaltungssystem (NUSdirect®) mit seinen zahlreichen Analysehilfsmitteln wie Standortrangfolge, Budgetierung, Energieeffizienz, Überwachung der CO₂-Emissionen usw. Nachfolgend erfahren Sie in einer kurzen Beschreibung mehr über unsere Verfahren zur Überprüfung und Bearbeitung von Energierechnungen.
Rechnungsverifizierung und Bearbeitung
Rechnungsweiterleitung
Nach Auftragserteilung besteht unsere erste Aufgabe darin, mit jedem Energielieferanten Verbindung aufzunehmen und die Energierechnungen – soweit möglich – an unsere Büros weiterleiten zu lassen.
Rechnungsbearbeitung
Nachdem eine Rechnung in unseren Büros eingetroffen ist, wird sie sofort bearbeitet. Die Bearbeitung einer Rechnung erfolgt in zwei Schritten: Zunächst werden die wichtigen Energieabrechnungsdaten (Rechnungsausstellungsdatum, Verbrauch, Leistungsdaten, Tarife und sonstige Kosten) in unsere Datensysteme eingegeben. Im zweiten Schritt wird die Rechnung dann im NUSdirect-System hinterlegt und visuell dargestellt.
Rechnungsprüfung
Jede Rechnung, die in unseren Büros eintrifft, wird auf ihre Richtigkeit überprüft. Unser Prüfungsprozess findet auf zwei Ebenen statt. Die erste Überprüfung erfolgt bei der Dateneingabe. Unsere geschulten Mitarbeiter für die Dateneingabe überprüfen jede Rechnung auf Verwaltungsfehler, während Ihre Daten in unsere Computersysteme eingegeben werden. Die zweite Überprüfung wird von unseren eigenen Computersystemen durchgeführt. Diese Systeme prüfen mit Hilfe spezieller Algorithmen die Richtigkeit Ihrer Rechnungen. Rechnungen, die als ungültig identifiziert werden (d. h. die außerhalb eines festgelegten Toleranzwertes liegen), werden entsprechend erfasst und zur näheren Untersuchung an unsere Analytiker weitergeleitet.
Rechnungsbeanstandungen & Rechnungskorrektur
Jede Rechnung, die als ungültig identifiziert wurde, wird von unseren Analytikern überprüft, die eine Rückfrage beim jeweiligen Lieferanten durchführen. Unsere Mitarbeiter wenden sich – wenn bevollmächtigt – direkt an die Lieferanten und ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um Probleme so schnell wie möglich aus der Welt zu schaffen.