Las tareas de Verificación y Procesado de las Facturas de suministro pueden suponer a empresas con múltiples puntos de suministro una gran inversión de tiempo y recursos, y al mismo tiempo, una gran oportunidad. Esta oportunidad pasa por la creación de una base de datos energética con la que poder comparar los diferentes emplazamientos, hacer un seguimiento del coste económico de nuevos proyectos y monitorizar las emisiones de CO₂. Muy a menudo, esta oportunidad se malgasta porque la verificación y procesado de las facturas energéticas se limita al pago de las mismas a través de sistemas contables de pago.

NUS Consulting ofrece un servicio que permite a aquellas empresas que quieren aprovecharse plenamente de esta oportunidad, la posibilidad de delegar las tareas de Verificación y Procesado de Facturas de energía. Como parte de este servicio, proporcionamos al cliente el acceso a NUSdirect®, nuestro Sistema On-Line de Gestión de Costes Energéticos de última generación, el cual incluye un conjunto de herramientas de análisis que ponemos directamente a disposición de nuestros clientes (comparativas entre las diferentes sedes del cliente, preparación y seguimiento de presupuestos, eficiencia energética, emisiones de CO₂, etc). A continuación detallamos brevemente nuestro proceso de Verificación y Procesado de Facturas:

Re-direccionamiento de Facturas

Cuando así nos lo solicita el cliente, contactamos con los suministradores energéticos y les solicitamos que nos envíen las facturas directamente a nuestras oficinas. Durante el periodo de transición, mientras los proveedores actualizan sus registros, nuestro personal hace un seguimiento minucioso para asegurarse de que no se pierde ninguna factura que no haya sido redirigida a nosotros para su procesamiento.

Procesado de Facturas

Cada factura recibida en nuestras oficinas es inmediatamente procesada. Este proceso ocurre en dos etapas: en primer lugar introducimos en nuestra base de datos todos los detalles de la factura (fechas de facturación, consumo, demanda, precios y otros costes, etc.); a continuación escaneamos la factura y la anexamos en formato pdf para que el cliente pueda acceder a ella directamente.

Verificación de Facturas

Cada factura recibida en nuestras oficinas es verificada para comprobar la correcta aplicación de todas y cada una de las condiciones comprometidas según el contrato de suministro. Este proceso de verificación se efectúa en dos fases: en primer lugar, al introducir la información en la base de datos nuestro personal especializado en ello revisa cada una de las facturas en busca de errores de carácter administrativo; en segundo lugar, los datos introducidos son automáticamente analizados por nuestro sistema informático. Nuestros sistemas han sido diseñados para comprobar la exactitud y corrección de las facturas. Cualquier factura identificada como errónea (fuera del rango de tolerancia) es registrada y reenviada a nuestro equipo de analistas para un análisis más minucioso de la misma.

Reclamación y Seguimiento de Incidencias

Cualquier factura identificada como errónea es revisada por nuestro equipo de analistas y reclamada al suministrador correspondiente. En estos casos nuestro personal se pone en contacto directamente con los comercializadores y pone en marcha los trámites necesarios para que las reclamaciones sean resueltas por los suministradores con la mayor celeridad posible. En caso de que las reclamaciones no puedan ser resueltas dentro del plazo de pago, NUS Consulting contacta con el comercializador para que, bien retenga el cobro de la factura, o bien la envíe para su cobro con el compromiso de que una vez se resuelva la incidencia se proceda a su regularización. Todas las facturas reclamadas son registradas, y hacemos el seguimiento de las mismas hasta su resolución. Como parte de este servicio hacemos llegar al cliente informes periódicos listando las reclamaciones abiertas identificando las acciones que se han llevado a cabo hasta el momento para resolverlas junto con una estimación del tiempo aproximado previsto para su resolución.

Autorización de Pago de Facturas

Todas las facturas correctas son registradas por NUS Consulting y enviadas electrónicamente para su pago. Enviamos junto con las mismas el detalle de las fechas de pago en informes semanales, bi-semanales o mensuales (según se acuerde con el cliente) identificando las facturas que se pueden pagar. Nuestro fichero de pagos se puede adaptar (bajo ciertas limitaciones) para que pueda ser importado de forma automática por los sistemas contables del cliente – SAP, PeopleSoft, JD Edwards, Oracle, etc.