Pour beaucoup d’entreprises comprenant plusieurs établissements, la validation et le traitement des factures d’énergie représentent un investissement important en temps et en coût, mais également une opportunité considérable. En effet, c’est l’occasion de créer une base de données étendue, grâce à laquelle les différents établissements peuvent suivre l’impact des dépenses et surveiller leurs émissions de CO₂. Trop souvent, cette opportunité est délaissée parce que la validation et le traitement des factures d’énergie se limite à la mise en paiement par le service comptable (en même temps que toutes les autres dépenses) à travers des systèmes de comptes fournisseurs, sans vérification approfondie. Pour les entreprises qui souhaitent tirer le maximum d’avantages de cette opportunité, NUS Consulting propose ses services permettant d’externaliser la validation et le traitement des factures d’énergie.

Dans le cadre de ce service, NUS Consulting a développé un programme de gestion des données en ligne (NUS direct ) qui inclut des outils d’analyse détaillée – positionnement d’un site par rapport à d’autres, budgétisation, rendement, contrôle des émissions de carbone, etc. Ce système de validation et de traitement des factures d’énergie est brièvement décrit ci-dessous.

Reclassement des factures

Notre première tâche est de contacter chaque fournisseur d’énergie afin qu’il nous communique directement les factures. Dans certains cas, nous sommes amenés à revenir sur des factures anciennes si nous estimons que des erreurs ont pu se glisser dans le passé, et même si les dites factures ont été réglées.

Dès qu’une facture est réceptionnée dans nos bureaux, elle est immédiatement traitée. Ce traitement s’opère en deux phases : d’abord, les données indispensables à l’établissement de la facturation sont analysées à travers notre système de données, ensuite, la facture est scannée et une image est annexée à la donnée concernée.

Validation des factures

Chaque facture reçue dans nos bureaux est validée pour s’assurer de son exactitude. Notre procédure de validation intervient à deux niveaux. Tout d’abord, au moment de l’entrée des données. Nous identifions, plus précisément, pour chaque facture, les possibles erreurs et nous les répertorions dans notre système informatique. Ensuite, notre système de traitement informatique prend le relais. En effet, il a été conçu à l’aide d’algorithmes spécifiques pour vérifier l’exactitude de votre facturation et la valider. Les factures non valides sont enregistrées et envoyées dans notre service analytique pour une étude plus détaillée.

Questions et Repérage des factures

Les factures non valides sont analysées par notre service analytique qui se charge de questionner le fournisseur. Nos équipes sont en contact direct avec les fournisseurs et prennent toutes les mesures nécessaires pour résoudre aussi rapidement que possible les problèmes rencontrés. Lorsqu’une anomalie ne peut être résolue sans effectuer au préalable le paiement, NUS Consulting se charge aussi de contacter le fournisseur pour contester la facture ou décaler son paiement dans le temps et prévoir le futur. Toutes les interrogations relatives aux factures sont répertoriées avec leurs solutions. Nos rapports recensent ces interrogations et répertorient les actions menées ou à engager selon un planning.

Approbation des Paiements

Les factures valides sont enregistrées par NUS Consulting et envoyées électroniquement pour paiement. Nous fournissons les fichiers de paiement détaillés selon une fréquence prédéfinie : hebdomadaire, bi mensuelle ou mensuelle pour une totale transparence des paiements. Nos fichiers peuvent être personnalisés (dans une certaine limite) ce qui permet éventuellement de télécharger directement les données dans les systèmes de comptabilité – SAP, PeopleSoft, JD Edwards, Oracle, etc.