Per grandi organizzazioni multi-sito, la registrazione e la gestione delle fatture energetiche rappresentano non solo un importante investimento in tempo e risorse, ma anche un’opportunità sostanziale. L’opportunità consiste nella creazione di un database di dati omnicomprensivi di consumo energetico che offre la possibilità di applicare il benchmarking per utenze differenti, tracciare l’impatto di progetti di spesa di capitale e monitorare l’emissione di CO₂. Troppe volte questa opportunità viene sprecata perché la registrazione e la gestione delle fatture energetiche è limitata al pagamento (insieme a tutte le altre fatture d’acquisto) attraverso le correnti procedure contabili.
Per organizzazioni che desiderano avvantaggiarsi di questa opportunità, NUS Consulting offre un servizio di outsourcing per la registrazione e la gestione delle fatture energetiche. Una parte del servizio consiste nel poter accedere al nostro sistema di gestione dei dati energetici (NUSdirect®) che permette l’utilizzo di strumenti di analisi – es., classificazione dei siti, creazione di budget, efficienza energetica, monitoraggio della componente CO₂ ecc. Le nostre procedure di registrazione e gestione delle fatture energetiche sono brevemente descritte di seguito:
Elaborazione e convalida delle fatture energetiche
Reindirizzamento delle fatture
Dopo la sottoscrizione dell’accordo di consulenza con il Cliente, il nostro primo compito è contattare tutti i fornitori di energia per poter far inoltrare le relative fatture al nostro indirizzo. Durante il periodo di transizione, mentre i fornitori provvederanno ad aggiornare i loro dati, il nostro staff si manterrà in stretto contatto con il Cliente per assicurare l’evasione corretta di fatture in scadenza.
Registrazione delle fatture
Le fatture in arrivo presso il nostro ufficio saranno immediatamente registrate ed evase. La procedura consiste in due fasi: primo, i dati essenziali di fatturazione (data fattura, consumo, fabbisogno, prelievo di potenza, tariffe ed altri oneri) verranno inseriti nella nostra banca dati; secondo, la fattura sarà scansita e linkata alla relativa riga di dati inseriti.
Verifica delle fatture
Le fatture in arrivo presso il nostro ufficio saranno verificate per la rilevazione di eventuali errori (matematici, amministrativi e altro) e/o sovrappagamenti. La procedura di verifica si effettua a due livelli. La prima ha luogo al momento dell’inserimento dei dati. Nello specifico, il nostro staff specializzato controlla eventuali errori amministrativi. La seconda verifica viene effettuata direttamente dal software della nostra Società, che è dotato di algoritmi specifici per la verifica delle fatture. Ogni eventuale fattura errata (al di fuori di determinati livelli di tolleranza) sarà identificata e trasmessa al nostro reparto di analisi per ulteriore verifica.
Analisi di controllo sulle fatture
Ogni eventuale fattura errata sarà verificata dai nostri analisti che successivamente contatteranno direttamente il relativo fornitore per prendere tutti i necessari provvedimenti affinché problematiche amministrative vengano risolte nel più breve tempo possibile. Laddove un’irregolarità di fatturazione non fosse risolvibile entro i termini di pagamento della fattura in questione, NUS Consulting potrà contattare il fornitore per accordarsi sulla sospensione del pagamento, oppure decidere di effettuare il pagamento alla scadenza e procedere successivamente all’eventuale riconciliazione.
Tutte le fatture contestate saranno registrate come tali fino alla soluzione del problema. I nostri reports riporteranno un riassunto di t utte le contestazioni in corso nonché lo stato di azione intrapreso ed i relativi tempi previsti di risoluzione.
Approvazione del pagamento delle fatture
Tutte le fatture verificate saranno registrate da NUS Consulting e presentate per il pagamento on-line. Forniremo reports per i pagamenti effettuati su base settimanale, bi-settimanale o mensile (come da vostra preferenza). Detti reports potranno essere personalizzati e quindi inseriti nella maggior parte dei sistemi contabili in uso – SAP, PeopleSoft, JD Edwards, Oracle ecc.